Facturación electrónica (DTE)

Es el corazón fiscal de Facturo. Desde aquí emites facturas (FCF), comprobantes de crédito fiscal (CCF), notas de débito (ND) y facturas de exportación (FEX); registras cobros; anulas o corriges documentos; y generas cotizaciones, presupuestos y retenciones. Cada documento se firma y transmite a Hacienda, que lo devuelve con su sello de recepción.

1. Tipos de documento

En Nueva Factura, el selector solo ofrece FCF, CCF, ND y FEX.

2. Emitir una factura nueva

Pasos:

1. En Facturación, pulsa “Nueva Factura”.
2. Tipo de Documento: FCF, CCF, ND o FEX. (Cambiar el tipo limpia los campos específicos del anterior.)
3. Cliente: obligatorio salvo en FCF. Sin cliente, el FCF se emite como Consumidor Final (no hace falta identificarlo en ventas menores a $25,000). En FEX solo aparecen clientes extranjeros.
4. Datos fiscales: en CCF son obligatorios (Nombre / Razón Social, NIT, NRC, Giro / Actividad Económica y Dirección). Se autocompletan si el cliente es contribuyente.
5. Ítems:
   • Servicios y Productos con descripción, cantidad y precio; marca Exento cuando corresponda.
   • “Otros Montos No Afectos” para conceptos que no forman parte de la base gravable.
   • Puedes “Cargar desde Servicios” los servicios no facturados de ese cliente.
6. Observaciones (opcional): se transmiten a Hacienda.
7. Resumen (columna derecha): Subtotal, IVA, Descuento y Total. Aquí ajustas el Descuento y, en CCF, las retenciones (ver §4).
8. Emite con “Guardar Borrador” o “Guardar y Cobrar”.

Campos especiales por tipo:

• ND: debes elegir el CCF relacionado (solo CCF del cliente ya aceptados por Hacienda). Si el cliente no tiene ninguno, la emisión se bloquea.
• FEX: completa recinto fiscal, régimen, INCOTERMS, seguro y flete. La exportación es gravada al 0 % y no admite líneas exentas.

Guardar Borrador vs. Guardar y Cobrar:

• Guardar Borrador crea la factura sin tocar Hacienda.
• Guardar y Cobrar, en modo Hacienda, abre el diálogo “Transmitir a Hacienda (DTE)” o “Solo registro interno”, emite el documento y te lleva al pago.

3. Cómo se calcula el IVA

El precio unitario que escribes ya incluye el IVA; el sistema extrae el 13 % (garantizando que subtotal + IVA = total). Para FCF, CCF y ND funciona igual; cambiar de FCF a CCF solo cambia cómo se presenta el IVA en el documento, nunca lo que se cobra.

• FEX: IVA 0 %. El total = subtotal − descuento + seguro + flete.
• “Otros Montos No Afectos”: quedan fuera del subtotal, el IVA y el total; solo suman al Total a cobrar.

4. Retenciones y percepción (solo CCF)

Estos ajustes cambian lo que el cliente paga, pero no el total fiscal del documento:

El “Total a cobrar” = Total + montos no afectos − (retención IVA + retención renta) + percepción.

Nota: la retención total no puede superar el total más los montos no afectos.

5. Requisitos que bloquean la emisión

Para evitar que Hacienda rechace el documento (y “queme” un correlativo), Facturo valida antes de emitir:

• CCF: requiere datos fiscales completos y dirección fiscal estructurada del cliente (departamento, municipio, distrito y complemento). Si falta, verás “Dirección fiscal incompleta para CCF” y se bloquea la emisión (sí puedes guardar borrador).
• FCF ≥ $25,000: exige identificar al cliente con DUI o NIT.
• FEX: cliente extranjero con dirección; sin líneas exentas; recinto y régimen válidos.

Regla fiscal: cada correlativo rechazado queda como un hueco que no se reutiliza; por eso conviene respetar estas validaciones.

6. Los dos estados de una factura

Cada documento tiene dos estados independientes:

• Estado comercial: Borrador · Emitida · Pagada · Parcial · Vencida · Cancelada · Anulada.
• Estado fiscal (ante Hacienda): Pendiente · Transmitido (con sello) · Contingencia · Rechazado.

7. Detalle de la factura

Al abrir una factura dispones de Acciones rápidas:

1. Vista previa — representación del documento.
2. Descargar PDF — la representación gráfica.
3. Descargar JSON DTE — el archivo firmado.
4. Reenviar por correo — al cliente.

El panel DTE muestra el estado ante Hacienda según el caso: Transmitido (con Código DTE, Sello y botón “Consultar MH”), Contingencia (con “Enviar a Hacienda”), Rechazado (con “Transmitir a Hacienda”) o Emitida sin transmitir. También ves el historial de intentos y el Historial de Pagos.

Desde el detalle se registran pagos, retornos, y se anula o genera nota de crédito.

8. Estado DTE y contingencia

Facturación → Reportes → (o) Estado DTE muestra métricas de Transmitidos, Contingencia y Rechazados, y una pestaña de huecos de correlativo.

• Contingencia — la transmisión falló por un problema de red o una caída del MH. El correlativo sigue reservado y un proceso automático reintenta. Puedes reenviar con “Reintentar” o “Enviar a Hacienda”.
• Rechazado — Hacienda rechazó el documento por un error en los datos; hay que corregir. El correlativo queda como un hueco no reutilizable.

Distinción clave: un rechazo es un error de datos que debes corregir; una contingencia es un fallo temporal que el sistema reintenta solo. Cada reintento genera un nuevo código de generación.

9. Anular o generar Nota de Crédito

La acción depende del tiempo transcurrido desde la emisión:

• Dentro de las 24 horas → invalidación directa del DTE. En el diálogo “Anular factura (Invalidación DTE)” eliges la Causa (1 Error en la información / 2 Rescisión / 3 Otro) y escribes el Motivo. Si hay pagos, se anulan (recuerda devolver el dinero). Puedes marcar “Crear factura corregida” para reemitir.
• Después de 24 horas → Nota de Crédito. El diálogo “Generar Nota de Crédito” reversa contablemente la factura original (que queda intacta). Reutiliza los datos del receptor y pide un Motivo. Solo se admite una NC por documento.

Regla fiscal: para las Facturas de Exportación (FEX) la ventana de invalidación es de 3 meses y no tienen camino de Nota de Crédito.

10. Evento de retorno (devoluciones)

Sobre un FCF aceptado puedes reportar a Hacienda la devolución de bienes sin anular la factura. Pulsa “Registrar retorno”, edita las líneas devueltas (cantidad, precio, descuento) y confirma. Se admiten varios retornos parciales mientras el acumulado no supere el total. Plazo: 3 meses desde la emisión. Cada evento aparece en el panel con su estado, código y sello.

11. Cotizaciones y presupuestos

Cotizaciones (Facturación → Cotizaciones): documento comercial con estados Borrador · Enviado · Aprobado · En Progreso · Completado · Cancelado · Rechazado.

Pasos:

1. Crea la cotización con cliente e ítems (IVA incluido o agregado, con descuento).
2. Enviar al cliente por correo o registrarla “en persona”.
3. Aprobar (con nota interna y aviso opcional al cliente) o Rechazar (con motivo).
4. Generar factura: convierte una cotización aprobada o en progreso en un FCF. Si se factura por completo, la cotización pasa a Completado.

En el detalle ves el estado financiero: total facturado, pagado, saldo y no facturado.

Presupuestos (Facturación → Presupuestos): presupuesto de servicios con plan de pagos por cuotas (cuota inicial + de 2 a 24 cuotas). Estados: Borrador · Enviado · Aprobado · Rechazado · Vencido. Se puede imprimir y enviar (correo/WhatsApp/en persona). No genera DTE por sí mismo.

12. Pagos y cuentas por cobrar

Registrar pago (desde el detalle de una factura):

Cuentas por cobrar (pestaña en Reportes): facturas con saldo pendiente, agrupadas por antigüedad (Al día, 0–30, 31–60, 61–90, +90 días) y con el top de deudores.

13. Retenciones emitidas y recibidas

• Comprobantes de Retención (Facturación → Comprobantes de Retención): si tu negocio es agente de retención, emite el DTE 07 a tus clientes contribuyentes. Retención del 1 % (Anexo 10) o del 13 % (Anexo 12). Se crea en borrador y se Emite a Hacienda desde la lista.
• Retenciones Recibidas: registra los comprobantes que te emitieron tus clientes grandes contribuyentes — Anticipo 2 % (Casilla 161), Retención 1 % (Casilla 162) y Percepción 1 % (Casilla 163). Es captura manual (no transmite DTE).

Requisito: para emitir Comprobantes de Retención, tu negocio debe estar marcado como agente de retención en Configuración → Integraciones.

14. Liquidaciones POS

Facturación → Liquidaciones POS: concilia los cobros con tarjeta cuando el banco deposita.

Pasos:

1. Selecciona la terminal POS (verás cuántos pagos y cuánto hay por liquidar).
2. Revisa el Desglose de liquidación:
   • Comisión POS = total cobrado × tasa (con IVA), separada en gasto de comisión e IVA crédito fiscal.
   • Retención anticipo 2 % sobre la venta sin IVA.
   • Neto a recibir = total cobrado − deducciones.
3. Pulsa “Registrar liquidación” e indica Fecha de depósito y Referencia bancaria. Se genera el asiento contable correspondiente.

15. Reportes

Facturación → Reportes, con cinco pestañas:

• Diario — total del día por método de pago.
• Mensual — por tipo de documento y método.
• IVA (F-07) — por período, con el total de IVA.
• Retenciones (F-930) — NIT, subtotal, IVA retenido y retención de renta.
• Cuentas por Cobrar — el aging descrito en §12.

16. Qué le llega a Hacienda

Cada DTE incluye:

• Código de generación — identificador único (UUID) del documento.
• Número de control — la numeración oficial, con el patrón DTE-{tipo}-{establecimiento}{punto de venta}-{secuencial de 15 dígitos}.
• Sello de recepción — lo devuelve Hacienda al aceptar; es la prueba de aceptación.
• Código QR — para consultar el documento en el portal público del MH (botón “Consultar MH” en el detalle).

Nota: cada DTE emitido (factura, NC, ND) consume el cupo mensual de tu plan. Al llegar al límite, la emisión se bloquea hasta el siguiente período.