Gastos

El módulo de Gastos te permite capturar todo lo que tu negocio paga —alquiler, servicios, suministros, honorarios— con su respaldo fiscal, llevarlo por un flujo de aprobación y generar automáticamente el asiento contable cuando lo pagas. También es el punto de entrada para las compras a sujetos excluidos (personas no inscritas en el IVA) y para armar los anexos del Libro de Compras del F-07.

1. Ver y filtrar gastos

La pantalla principal lista todos los gastos y es el punto de entrada para crear, filtrar y ver el detalle.

Pasos:

1. Entra a Gastos. Verás el título “Gastos” y dos botones de alta arriba a la derecha: “Factura Sujeto Excluido” y “Nuevo Gasto”.
2. Usa la barra de filtros por estado (chips): Todos, Borradores, Pendientes, Aprobados, Pagados, Rechazados, Cancelados.
3. Busca con “Buscar por descripción, proveedor, número…”.
4. La tabla muestra: Número, Fecha, Categoría, Descripción, Proveedor, Total, Estado, con un ícono de ojo para abrir el detalle.

Estados de un gasto: Borrador (recién creado) → Pendiente (enviado a aprobación) → Aprobado → Pagado; además Rechazado y Cancelado.

2. Registrar un gasto nuevo

Pulsa “Nuevo Gasto”. El formulario se organiza en varias tarjetas.

Tarjeta “Información del Gasto”:

Tarjeta “Montos”:

Regla clave: el Total tiene que ser igual a Subtotal + IVA. Si no cuadra, el sistema rechaza el gasto.

Tarjeta “Documento Fiscal del Proveedor”:

• Tipo de Documento: CCF (Crédito Fiscal), FCF (Consumidor Final), Recibo Simple, Sin Documento (por defecto).
• Si eliges CCF, el sistema activa automáticamente “IVA Deducible”.
• Cuando el tipo no es “Sin Documento”, aparecen Número de Documento y NIT del Proveedor.

Tarjeta “Pago y Opciones”:

• Método de Pago: Efectivo, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de Débito, Transferencia, Cheque.
• Referencia de Pago, interruptor Gasto Recurrente, Notas (hasta 2000 caracteres).

Tarjeta “Archivos Adjuntos”:

• Archivo JSON (DTE / libro de gastos) — solo .json.
• Documento (PDF, imagen) — .pdf, .png, .jpg, .jpeg, .webp.

Pulsa “Guardar Gasto”.

Nota: el gasto siempre nace en Borrador, aunque completes el pago. El método de pago y el asiento contable no se aplican aquí; se materializan cuando marcas el gasto como Pagado (ver sección 3).

3. Flujo de aprobación y pago

Desde el detalle del gasto ejecutas su ciclo de vida. Las acciones cambian según el estado.

Pasos:

1. Enviar a Aprobación (desde Borrador):
   • Si el total es de $50.00 o menos, el gasto se auto-aprueba.
   • Si es mayor, pasa a Pendiente.
2. Aprobar o Rechazar (desde Pendiente). Rechazar pide un motivo.
3. Marcar como Pagado (desde Aprobado): en el modal eliges Método de pago y Cuenta contable (se precarga la cuenta por defecto del método) y confirmas.
   • Al pagar, el sistema crea el asiento contable automáticamente: carga la cuenta del gasto (y el IVA Crédito Fiscal si es deducible) contra la cuenta de caja/banco.
4. Anular (desde Pagado): pide motivo, marca el gasto inactivo y revierte el asiento.

Detalle importante: el asiento contable del gasto nace al PAGAR, no al aprobar. Aprobar solo cambia el estado.

4. Compras a sujetos excluidos (FSE): los dos flujos

Un sujeto excluido es una persona natural no inscrita en el IVA (Art. 119 CT). Facturo ofrece dos caminos distintos para documentar estas compras. Elige según lo que necesites:

Ambos guardan el monto retenido, pero son impuestos y propósitos distintos.

4.1 Factura de Sujeto Excluido (DTE 14)

Pulsa “Factura Sujeto Excluido” en Gastos. Documenta una compra a una persona no inscrita en el IVA y genera el DTE 14 que tu propio negocio emite a Hacienda. El documento no lleva IVA y el sujeto excluido no tiene NRC.

Pasos:

1. Datos del gasto: Categoría, Fecha del gasto, Descripción (concepto de la compra).
2. Sujeto excluido (proveedor): puedes buscar un cliente existente para autocompletar (nunca rellena NRC). Campos: Nombre completo *, Tipo de identificación (NIT / DUI / Otro) *, Número de identificación *, Departamento / Municipio / Distrito * (cascada de catálogos MH), Dirección (complemento) *, Actividad económica (opcional), Teléfono / Correo (opcionales).
3. Detalle de la compra: una o más líneas con Descripción, Cantidad, Precio unit. (USD) y Tipo (Servicio o Bien).
4. Retención y totales: interruptor “Aplicar retención de renta (10%)” (apagado por defecto). Resumen: Subtotal, (-) Retención renta, Total a pagar.
5. Pulsa “Guardar y continuar” → te lleva al detalle del gasto.
6. Desde el detalle, pulsa “Emitir FSE” para transmitir el DTE 14 a Hacienda usando la sucursal activa.

Validaciones (identificación): NIT = 14 dígitos; DUI = 9 dígitos (########-#); Otro = 1–14 caracteres. La retención no puede superar el subtotal. Emitir consume un correlativo de la sucursal y puede quedar en contingencia si falla la conexión.

4.2 Registro de Sujetos Excluidos (Anexo 5)

Este flujo no emite DTE; solo registra la compra para el Anexo 5 y calcula la retención de IVA del 13 % cuando tu negocio es Agente de Retención.

Pasos:

1. Entra a Sujetos Excluidos y pulsa “Nuevo FSE”.
2. Completa: Tipo de identificación (NIT 14 dígitos / DUI 9 dígitos / Otro), Número de identificación *, Nombre del proveedor *, Fecha del gasto *, Categoría, Descripción del servicio/bien *, Monto de la operación (USD) *.
3. Activa “Aplicar retención del 13% IVA” solo si tu negocio es Agente de Retención designado (el monto retenido se acredita luego en la casilla 128 del F-07).
4. Revisa el resumen (Monto bruto, Retención 13 %, Neto a pagar) y pulsa “Registrar FSE”.

Nota: este registro nace directamente en estado Aprobado, sin IVA, y genera un número correlativo FSE-YYYYMM-XXXX.

5. Categorías de gasto

Configura categorías personalizadas con presupuesto y valores fiscales por defecto.

Pasos:

1. Entra a Gastos → Categorías y pulsa “Nueva Categoría”.
2. Completa: Código * (ej. ALQUILER), Nombre *, Descripción, Presupuesto Mensual (USD), interruptor Deducible de Impuestos por defecto (sí por defecto), interruptor IVA Deducible por defecto (no por defecto).
3. Pulsa “Crear Categoría”.

Nota: los valores “por defecto” se aplican como plantilla a los nuevos gastos de esa categoría. Si la categoría tiene una cuenta contable asignada, esa cuenta tiene prioridad al generar el asiento del gasto.

6. Anexos de compras (Libro de Compras)

Genera, revisa y exporta los libros/anexos de compras del período.

Pasos:

1. Entra a Gastos → Anexos (o “Anexos de Compras”). Verás el Libro de Compras (Anexo 3) y Compras a Sujetos Excluidos (Anexo 5).
2. Importar JSON: pulsa “Importar JSON” para cargar los archivos JSON DTE que recibes de tus proveedores. Arrastra hasta 50 archivos .json. Los gastos creados aparecen en estado Pendiente de aprobación para que les asignes categoría y los apruebes antes de armar el libro. El resultado muestra contadores: Creados, Conciliados, Duplicados, Rechazados.
3. Generar Anexo: pulsa “Generar Anexo”, elige tipo, año y mes. Queda en Borrador hasta que lo marques como final.
4. En el detalle del anexo puedes revisar fila por fila, corregir, excluir/reincluir, Marcar como Final (bloquea ediciones) y Exportar (CSV Hacienda, XLSX revisión, TXT respaldo).

Regla fiscal: un anexo final es único por período y tipo; corregirlo exige una declaración modificatoria (un nuevo anexo). Los registros deben conservarse al menos 10 años (Art. 147 CT). Para el detalle completo del motor de anexos, ver el tutorial 19.

7. Reportes de gastos

Ruta: Gastos → Reportes.

Pasos:

1. Elige el rango Desde / Hasta.
2. Consulta las pestañas:
   • Por Categoría — gráfico de pastel + tabla (Categoría, Total, IVA, Cantidad).
   • Por Proveedor — tabla (Proveedor, Total, Cantidad).
   • Tendencia — línea mensual del total de gastos.
   • Fiscal — separa la deducibilidad de renta (Total, Deducible, No Deducible) del crédito fiscal de IVA (IVA Deducible / No Deducible).

Nota fiscal: la pestaña Fiscal distingue las dos dimensiones tributarias de un gasto en El Salvador: lo que es deducible del impuesto sobre la renta y lo que genera crédito fiscal de IVA.